【例文あり】保育士のメール対応のポイント

保育士に必要なメール対応とは

 
最近では保育士もメールでやりとりを行う場面が増えてきているのではないでしょうか。
メールは、日々の忙しい業務の空き時間で相手に連絡を入れることができます。
メールを活用することで保育現場ではよくありがちな「○○時に電話しようと思ったのに保育から抜けられなかった…」などの場面が減るのではないかと思います。
 
また電話対応と違い、事前に文面を考えて作成できたり、複数人に一括で送信できたりといったメリットがたくさんあります。
 
ただメリットがある一方、文面として日付ともに記録に残り、文字だけで内容を伝えなくてはならないため、ときに誤解を招いてしまうなどのデメリットもあります。
そしてメールの相手は、ほかの保育園の保育士、来客、保護者などさまざまです。

では、保育士に必要なメール対応とはどんなことでしょう。
今回は保育士がメールでやり取りを行う際の4つのポイントについてご紹介したいと思います。
 
 

メール対応の5つのポイント

宛名の書き方

 
相手の役職や複数人に送るときなど、メールを送る相手によって宛名の書き方も変わります。
さまざまなパターンがあるため、宛名をどのように書いていいか分からず、悩んでしまった経験を持つ方もいるのではないでしょうか。
ここではよく使用する4つの使い方をご紹介いたします。

どのパターンで送る場合も同じメールに複数名の名前を入れる場合には、役職順で名前を入れるようにしましょう。
 
 

【法人内の個人に送る場合】

 
所属名(保育園名)+役職+氏名+様
例)○○保育園 園長 ××様
 
役職がない場合は保育園のあとに氏名と様をつけましょう。
 
 

【法人内の全体に送る場合】

 
○○各位
○○の皆様
例)○○保育園 ××担当者様各位
 
法人内のお知らせなど、全体にメールを送る際に使うことがあるかもしれません。
 
 

【法人外に送る場合】

 
所属名(保育園名や会社名)+役職+氏名+敬称(様など)
例)社会福祉法人○○ ××保育園 主任 ○○様
  株式会社×× 採用ご担当者様 
 
法人名も入れると丁寧な印象になるでしょう。
相手の氏名がわからない時にはご担当者様と入れるのも1つの方法です。
 
 

【保護者に送る場合】

例)○○組 ××様
  ○○組 ×××ちゃんのお母様
  ○○組保護者の皆様
  ○○組保護者各位
 
個人に送る場合と全体に送る場合といくつかのパターンがあります。
保育園によって保護者の方の呼び方(○○さん、○○ちゃんのお母様など)にそれぞれ決まりがあると思うので、確認できると良いですね。
 
 

ToとCCとBCCの使い方

 
宛先の種類は3つあります。どれに入力しても相手にメールは届きますが、用途によって使い分けが必要になります。それぞれにメリット、デメリットもありますので、どんな特徴があるのか知ったうえで使い分けられるようにしましょう。
 
 

To

  
メールを必ず見てほしいメインで送りたい宛先のときに使用します。

「To」はひとりにしか使えないわけではありません。
たとえば他園を含む法人内で係の打ち合わせを3人で行っている場合など、担当者が複数いる場合は「To」に複数人のメールアドレスを入力しましょう。
  
メインの宛先となる「To」には必ずメールアドレスを入力しましょう。「To」にメールアドレスを入れずに「CC」や「Bcc」だけに入力してメールを送信してしまうと、迷惑メールと判断され、相手にうまくメールが届かない可能性があります。
もし複数人に送るメールの宛先を隠したい場合は、「To」に自分のメールアドレスを入力して、送信しましょう。
 
 

CC

 
「CC」はメールの内容を共有したい宛先のときに使用します。「To」と違って、直接リアクションをして欲しいわけではなく、とりあえず内容は知っておいて欲しいというように共有する場合に使用することが多いです。

ひとつの注意点としては、宛先にCCを利用すると、複数人にメールを送った際にメール受信者、全員のアドレスが開示されてしまいます。メールの内容を誰と共有しているのか一目でわかるといったメリットにもなりますが、直接知らない相手のメールアドレスを開示できてしまうというデメリットがあることも頭に入れておく必要があるでしょう。
 
 

BCC

 
「BCC」は「CC」と同じようにメールの内容を共有したい宛先のときに使用しますが、「CC」と違う点は「BCC」を使用した宛先の相手は他にだれに送られているかを見ることはできない点です。
 
メールの受信相手は、受信したメールを誰と共有しているのかはわかりません。しかし、他の相手のメールアドレスは開示されないため、お互いメールアドレスを知らない相手が含まれているときにはBCCを使用することで、個人情報を守ることができます。
 
 

件名の書き方

件名で要件が分かるように書く

 
件名は簡潔に、そして具体的に記載することが大切です。
 
いくつか伝えたいことがある場合もメインの内容を件名に記載するようにしましょう。ふたつ程度でしたら「○○と○○の件につきまして」と記載してもいいかもしれません。
 
 

重要なメールや至急確認してもらいたいメールには【重要】【至急】といれる

 
日々たくさんのメールをやり取りしていると、ついつい重要なメールを受信しても埋もれてしまうこともあるでしょう。送信者もなかなか返信がないと不安になりますよね。
そんなトラブルを避けるためにも、特に重要なメールや注目してもらいたいメールには文頭に【】を使用して、目立つようにするといいでしょう。ちょっとした工夫で、見やすく注目しやすくなります。
 
 

挨拶の書き方

挨拶文と自己紹介

 
まず、冒頭は必ず挨拶文を入れましょう。
初めての相手なのか、何度もやり取りをしている相手なのか。
保育園関係者なのか、目上の方なのか、保護者の方なのかなど、相手によって挨拶の仕方も変えていく必要があります。

基本的には、保育園関係者に送る場合は「お疲れ様です。」、保育園外の方に送る場合は「お世話になります。」と入力するといいでしょう。
 
挨拶文を入れたら、自分の所属名と担当クラス(必要なら)と氏名を入れましょう。
 
 

本文の書き方

5W1Hを意識することを忘れずに!


わかりやすく、簡潔なメール作成を意識しましょう。文を組み立てるときには5W1Hが基本になります。メールの作成時にも5W1Hを意識してみて下さい。
 
Who(だれが)、When(いつ)、Where(どこで)、What(なにを)、Why(なぜ)、How(どのように)と簡潔にメールを作成することで、相手も読みやすくなると思います。
 
 

改行や箇条書きで見やすく工夫する

 
伝えたいことを書き始めると、ついつい長文になってしまいがちですが、そんなときには改行や箇条書きを上手く使ってみましょう。
 
たとえば、3つのことについてお知らせしたい場合、用件を続けて文章で書くのではなく、下記の例のように箇条書きにしてみてください。そのあと内容を精査しながら、肉付けしていくとわかりやすく、見やすくなりオススメです。
 
例)
次の3つについてお知らせしたいと思います。
 
・×××の件
・×○×の件
・××○の件
 
 

例文①保護者に送る場合

 
例文紹介(保護者に運動会の案内を送るケース)

宛先:必ずBCCを使用
件名:【運動会のご案内】
本文:
○○保育園 保護者各位

夏の暑さが和らぎ、季節の移り変わりを感じる頃となりました。
平素より、本園の活動にご理解とご協力を賜り、心より感謝申し上げます。
さて、今年は日本中を熱く盛り上げた『オリンピック』をテーマに下記日程に運動会を開催致します。
 
日時 :令和3年10月9日(土) 9:00~午前中終了予定 ※雨天延期
延期の場合、10月10日(日)に行います。
 
場所 :○○保育園 園庭
その他:コロナウィルスの感染予防として、参観人数は1家庭2名まで(乳幼児は除く)でお願い致します。
    マスクの着用をお願い致します。
 
集合時間、服装、持ち物等につきましては、後日、担任より詳細をお知らせ致します。
プログラムは運動会1週前に配布予定です。

不明点等ございましたら、担任までお知らせください。
よろしくお願い致します。
 
 

例文②園外の方に送る場合

 
例文紹介(敬老の日のイベントで老人ホームにお邪魔できないか依頼するケース)
 
宛先:Toを使用
件名:敬老の日のイベントのご依頼につきまして
本文:
○○老人ホーム ご担当者様
 
お世話になっております。
○○保育園 ××組担任の□□と申します。
 
以前より、恒例となっております、敬老の日のイベントにつきまして、ご依頼したくメールを送らせて頂きました。
本年も、昨年と同様、敬老の日のイベントの一環として、○○老人ホーム様にお邪魔させて頂くことは可能でしょうか。下記、詳細となります。

候補日を何日か挙げさせて頂きましたが、他にご都合の良い日がございましたら、お知らせ頂けますと幸いです。
 

  1. 候補日 9月10日(金)、13日(月)、15日(水)、16日(木)、17日(金)
  2. 訪問人数 5歳児クラス24名+引率保育士3名
  3. 訪問時間 9:30~の午前中
  4. プログラム ふれあい遊び、歌、子ども達からのプレゼント

※プログラムの詳細は後日、お送り致します。
 
お忙しい中、大変申し訳ありませんが、ご確認お願い致します。
色々とお手数をお掛け致しますが、ご検討の程、よろしくお願い致します。
 
 

まとめ

これからの時代、保育業界でもメールでのやりとりが増えていくのではないでしょうか。

慣れるまでは煩わしさを感じてしまうこともあるかと思いますが、ポイントを押さえてしまえば、手紙の作成と配布、決まった時間の電話対応より、メールは効率良く使えるツールのひとつになると思います。
 
自分のなかでいくつかのパターンの定型文を作成しておくと、さらに時間の短縮につながります。まずはメール対応の基本を頭に入れて、スムーズに対応ができるようになるといいですね!

    
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